Amikor papíron írunk alá egy dokumentumot, nem foglalkozunk általában azzal, hogy a papír megsérülhet, elázhat, eléghet, azaz megsemmisülhet vagy egyszerűen eltűnhet egy szekrény mélyén. Az elektronikus aláírással ellátott digitális dokumentumkezelés számos szempontból biztonságosabb, praktikusabb és egyszerűbb megoldás, azonban ezek hitelessége sem örök érvényű - a technológiák folyamatos fejlődése miatt. Bár a törvényi keretek világosak, a hosszabb távú megőrzésre vonatkozó szabályok betartását garantáló technológiai megoldások kapcsán már csak irányelveket nyújt a szabályozás. A tisztán látásban szeretne segítséget nyújtani az e-aláírásokra és a dokumentumok hosszútávú hitelességének megőrzésére specializálódott bizalmi szolgáltató, a Microsec.
„A digitalizálás, a papírmentes ügyintézés a jövő - ez nem kérdés, de bajba is kerülhetünk, ha nem ismerjük pontosan a szabályokat és nem gondoskodunk az elektronikusan keletkező dokumentumok szabályszerű megőrzéséről. Alap elvárás, hogy a dokumentumokat elektronikus aláírással és időbélyegzéssel szükséges ellátni, ha azokat elektronikusan akarjuk kezelni és hosszú távon megőrizni. Egy „beszkennelt” szerződés jogi értelemben nem bír bizonyító erővel, ráadásul rendkívül könnyű manipulálni a tartalmát.” - foglalta össze Espán Zsolt az elektronikus hitelesítésre és e-aláírásokra specializálódott Microsec értékesítési igazgatója. „Azonban az sem mindegy, hogy egy adott dokumentumot milyen megoldással hitelesítünk, írunk alá elektronikusan, mert azok érvényességi idejében rendkívül nagy különbségek lehetnek.